[職場]辦公室大刀闊斧改進績效 - Capability, Capacity & Measurement
辦公室裡有一組工作跟系統面相關的單位,已經好一陣子over promise and under deliver了,不是他們不努力,只是系統面的學習曲線似乎比預期的還久,也不是加人就可以解決產出的問題.
今年公司有野心的目標,聖誕節可以預期的又會是一場市場激戰,這個單位得要deliver原先的計畫,要不然整個野心可能會成為空心,怎麼可以呢? 總監想盡辦法要達成目標的野心呀.
於是請了外面的專案管理公司來公司進行整個內部運作的了解與建議,發現因為系統複雜,人員需要花時間去了解,然後完成一件事情後,可能新的工作是系統的另外一部分,又需要花時間去了解.雖然這樣可以增加人員的廣度與知識,但是相對作業的時間變長了.因此他們的建議很簡單:
Improve capability - 將人員依照他們熟悉的系統處分組,目前要趕工就只做自己擅長與了解的部分,如需了解其他系統,就用workshop惡補的方式進行.之後有時間再讓人員們摸索自己比較不瞭解的系統面.如此增進人員的capability.
Improve capacity - 增進人員的capability後,capacity自然就改進了,因為擅用人員的專長,自然做的比較快,因此效率與產出就增加了
Measurement the progression - 最後就是每天都回報與追蹤進度.每天早上都有個10分鐘左右的conference call來追蹤進度,看看各組人馬有沒有問題,如果有問題或延後就馬上回報,專案人員就會找資源去幫助或是解決問題.
這樣聽起來好像很軍事化管理,但是大家的士氣反而提升而非減少,因為沒有人想要fail to deliver,每個人都想要達成目標,在聖誕節大戰中有亮眼的業績,大概是因為"工欲善其事，必先利其器".現在溝通透明化,職責清楚,有問題隨時可以找救援,非之前做不到又被要求辛苦誰知曉.
三個關鍵字: Capability, capacity and measurement 給經理們參考
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照片是部門有次的Away day活動,激烈的大型充氣道具挑戰賽,大家經歷了肥皂泡泡,沖水等等的關關過挑戰,非常累人但也很歡樂.
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